歓送迎会の案内状～見やすいテンプレートと文例

歓送迎会の案内ってどう作ったら良いか悩む…ってことありませんか？
異動の時期には幹事さん大変ですよね。
歓送迎会は、歓迎会と送別会を一気に合わせてやっちゃおうっていうものです。まぁ、時間と手間をなるべく省くっていう点では、合理的とも言えます。
入れ替わる人の人数にもよりますが、別々にやるより少し大掛かりという感じにはなりますよね。
なにかとワタワタしているこの時期、幹事さんだけでなく、皆さん忙しいです。

簡単にできて見やすく、わかりやすい歓送迎会の案内状を作成するためのテンプレートと文例、ポイントなどをご紹介します。

歓送迎会の案内状に必ず盛り込まなければならない点

歓送迎会の案内状を作成する際には、あやふやにしておいてはいけない点があります。
まずは、その部分だけをお知らせしてもいいくらいですので、その上で肉付けをしいく感覚で作成していきましょう。

＜必ず記載するべき点＞
1：歓送迎会の日時～月日・曜日を明記
2：主役の歓迎される人、送迎される人の名前
2：歓送迎会の場所～店の住所・電話番号
3：参加費用～金額と共に、現地到着時支払なのか、事前に集めるのかを明記
4：出席・欠席の有無～出欠の有無の記入欄付の案内状にし、提出期限を記載
5：幹事の連絡先～幹事の名前、電話番号（部署TELなど）明記

あとで揉め事を起こさないためにも、特に参加費用に関しては、しっかりお知らせします。参加者も準備して臨むことができます。

以上の内容で、とりあえずは案内状としては機能します…が、あまりにも素っ気なさすぎですよね。
これに文章を加えていきます。

機能だけでなく案内状には見やすさが必要

見やすくてわかりやすい歓送迎会の案内状だったとしても、参加人数がそれによって極端に増えるということはないはずですが…まぁ、印象は良いに越したことはありません。

伝えるべきことを間違いなく記載して、あまり堅苦しくない文章の方が良いでしょう。余裕があれば…ですが、挿絵なんかを入れてもいいでしょう。

歓送迎会の案内状のテンプレートと文例

簡単な文例で、作りもシンプルですよね。
こんなあっさりしたもので十分です。

上記の文例では、一人が栄転、一人が着任といった主役が二人の場合の例ですが、テンプレート自体は何人でも使いまわせますので、もっと人数がいるのなら、その人達を加えていくような文面にしてください。

時間がなくて、急いで出欠をとりたい場合などは、案内状とせず、下の部分の「出欠票」を省いて歓送迎者以外に回覧板にしても良いと思います。

もしくは、どこかで滞ってしまうのを避けたいなら、幹事さん自身が持ち歩いて各人の元をまわって出欠を確認していった方が、ある意味、スムーズに案内ができるかもしれませんね。
その際は、歓送迎会の日時、場所、会費を記載したプリントを各人へ渡してあげると親切です。

この歓送迎会で、以後一緒に呑んだりすることも最後になる人もいるでしょう。
迎えられる人も送る人にも良い思い出となるように、できるだけ多くの人に参加してもらいたいものですよね。
でも、案内状も工夫を凝らして、おしゃれな物を作成したからといって、それが直接、参加人数に影響するかというと否です。
それよりも、仕事をしつつ歓送迎会の幹事の役割をこなす…という忙しい状況の中では、なるべく簡単に、でも見る人にとってわかりやすい案内状を作成するってことが最優先ですよ～。